Расскажем подробно о Организация и проведение ярмарок

Ярмарочная деятельность служит эффективным средством маркетинговых коммуникаций. На сегодня ярмарки являются местом демонстрации последних достижений отрасли, обмена новыми технологиями и идеями. С помощью этого механизма можно оценить перспективы развития отрасли, грамотно выстроить ценовую политику, познакомить клиента с новыми продуктами/услугами и, соответственно, расширить клиентскую базу. Также организация ярмарок является источником получения прибыли для организаторов.

В Беларуси организаторами ярмарок могут выступать государственные органы, Белорусская торгово-промышленная палата, общественные организации, юрлица и ИП (в том числе объединения юрлиц и ИП). Участниками ярмарок могут быть юридические и физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели. Организатор ярмарки может одновременно являться и ее участником.

Чтобы организовать эффективную площадку для коммуникаций между клиентом и производителем товаров/услуг, необходимо основательно подойти к процессу подготовки, в том числе и в административном аспекте.

Процедура организации ярмарок регулируется Законом Республики Беларусь от 08.01.2014 № 128-З (ред. от 04.01.2021) «О государственном регулировании торговли и общественного питания» (далее - Закон), а также Положением о порядке организации и согласовании проведения ярмарок на территории Республики Беларусь, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.02.2019 № 101 (ред. от 25.06.2021) «О выставочной и ярмарочной деятельности в Республике Беларусь» (далее - Положение).

Рассмотрим алгоритм действий для организации ярмарки.

Для начала следует определить место размещения ярмарки. Согласно белорусскому законодательству не каждое «свободное» место доступно для проведения ярмарочного мероприятия. Место и время проведения ярмарки должно быть обязательно согласовано с городским (включая Минский городской), районным исполнительными комитетами по месту ее проведения (исключение - ярмарки, проводимые на подведомственных исполкомам территориях).

Пунктом 5 Положения установлено, что для согласования проведения ярмарки организатором не позднее 30 дней до начала ярмарки представляются в исполком заявление о согласовании проведения ярмарки и документ, подтверждающий правомочия организатора на проведение ярмарки в выбранном здании (помещении).

Заявление должно содержать необходимые сведения об организаторе и о самой ярмарке. Перечень таких сведений установлен законодательством.

Исполком в течение 15 дней с даты подачи вышеуказанных документов согласовывает проведение ярмарки или отказывает в согласовании, уведомляя об этом организатора.

После этого следует разработать порядок подготовки и проведения ярмарки, в том числе порядок предоставления мест для продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) на ярмарке, режим работы ярмарки, выделить функциональные зоны ярмарки, организовать оснащение ярмарки, определить ее оформление и внешний вид. Сведения о проведении ярмарки должны быть опубликованы в СМИ и (или) размещены на сайте организатора в сети Интернет.

Коме того необходимо сформировать условия участия потенциальных участников ярмарочного мероприятия, определить стоимость услуг организатора для участников (регистрационный сбор, стоимость аренды участка для размещения участника, предоставляемого оборудования, рекламно-информационного сопровождения и других дополнительных услуг).

NB! Взимание платы за вход на ярмарку, выход с ярмарки, перемещение по территории, на которой проходит ярмарка, не допускается (п.4 ст. 15 Закона). Плата может взиматься только с арендаторов мест – участников ярмарки.

На ярмарках, проводимых в капитальных строениях (зданиях, сооружениях), изолированных помещениях или их частях, в доступном для покупателей месте организатор обязан разместить следующую информацию:

• наименование и режим работы ярмарки;

• место нахождения книги замечаний и предложений организатора;

• номера контактных телефонов организатора, территориальных органов Министерства антимонопольного регулирования и торговли, Министерства по налогам и сборам, органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарный надзор, органов ветеринарного надзора, внутренних дел;

• полное наименование и место нахождения юридических лиц - участников ярмарки, если участником ярмарки является индивидуальный предприниматель или физическое лицо - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) (п.14 Положения).

Одним из основных требований законодательства по отношению к организаторам является обязанность принимать меры по соблюдению участниками ярмарки требований законодательства в области торговли, защиты прав потребителей, а также общих требований пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологических требований, требований в области охраны окружающей среды, требований в области ветеринарии к содержанию и эксплуатации зданий и помещений.

В частности, в период регистрации случаев инфекции COVID-19 необходимо обеспечить проведение санитарно-противоэпидемиологических требований, а именно: обеспечение ежедневной влажной уборки помещений; обеспечение условий для соблюдения социальной дистанции; размещение в общедоступных местах наглядной информации по профилактике инфекции COVID-19; обеспечение условий для соблюдения гигиены рук посетителей и участников ярмарки с использованием дезинфицирующих или антисептических средств для кожи рук и иные требования, установленные законодательством.

В некоторых случаях организатор ярмарки должен нести дополнительные обязанности. Так, в случае, когда проведение ярмарки предусматривает изменение организации или запрещение дорожного движения, организатор обязан разработать и согласовать в установленном порядке с уполномоченными государственными органами проектную документацию на установку технических средств организации дорожного движения.

Должное внимание следует уделить проведению рекламной кампании ярмарки. Успешная рекламная кампания ярмарки гарантирует чуть ли не половину успеха ярмарки. Название ярмарки должно быть благозвучным и запоминающимся, но в то же время не должно пересекаться с названиями других ярмарочных мероприятий.

Если ярмарка имеет республиканский или международный масштаб, можно направить направление в Министерство антимонопольного регулирования и торговли предложения о включении ярмарки в календарь выставок-ярмарок, организуемых в Республике Беларусь, на текущий календарный год.

На сегодня ярмарочная деятельность является недооцененным механизмом анализа рынка и средством привлечения клиентов. Правильная организация ярмарочных мероприятий поможет избежать проблем с законом и сполна извлечь всю выгоду из такого вида деятельности организаторам, поставщикам и клиентам.